第二节　行政沟通 三、行政沟通的障碍及其排除 　　（二）排除行政沟通障碍因素的方法。 　　上述障碍分别发生在信源、信道和信宿三个方面。其根源，或因发出信息者自下而上汇报不实情况，自上而下发布无法执行的命令；或因沟通渠道环节过多，流程过长，传递中出现误差或遗漏；或因接受信息者素质不高，不负责任，一、不能及时使用有价值的信息等。要排除行政沟通中的障碍因素，必须在全体行政人员中培养信息观念，明确信息是现代社会的重要战略资源，从而自觉、主动地进行信息沟通。具体说来，为了排除行政沟通中的障碍因素，需要重点做好下面几方面的工作。 　　1．加强思想教育和组织监督，克眼信息传递过程中社会心理因素的影响，特别是要杜绝说假话、报虚功的不良倾向。反映情况"打埋伏"，夸大成绩，缩小缺点，报喜不报忧；对上级的指示主观主义地理解，各取所需，为我所用，这是我国某些地方和部门行政管理中长期存在的问题。原因多种多样，其中之一就是因为思想教育不够，组织监督不力。因此，要改善行政信息沟通，必须加强思想教育，使全体工作人员都明确组织的目标和行为规范，树立共同的价值观念和价值准则，避免价值判断上的失误。同时，要加强组织监督，对那些隐情不报、故意说谎、歪曲事实真相的人和事给予严厉的制裁。 　　2．健全组织机构，设置专职负责的联络人员，明确规定沟通渠道，完善信息沟通制度。在健全组织机构方面，当前特别重要的是要建立健全行政信息系统。所谓行政信息系统是指收集、加工、传递、存贮和处理行政信息的系统，它是为行政管理活动提供所需要的行政信息的一种组织或程序。其基本职能有四项：一是确定信息需要。即确定行政管理过程需要什么内容、形态的信息，谁需要这些信息，需要多少信息，什么时候需要这些信息，通过什么渠道传递这些信息等。二是收集加工信息。即根据确定的信息需要，收集信息发生源发出的原始形态的信息和外界传来的各种信息，经过验证分析，确定其准确性、真实性和可靠性，并经加工整理，使之成为可以提供、使用和存贮的有用信息。三是提供、传递信息。即根据行政管理者利用行政信息的要求，检索出所需要的信息，然后向利用者提供和输出行政信息。四是系统管理信息。即对各种行政信息进行系统管理，提高利用率和有效性。 　　3．提高行政人员的素质，克服领导机关和领导干部发送信息辞不达意、概念不清，下级人员接受信息知识准备不足等问题。行政信息沟通主要是借助于语言文字进行的。行政人员文化基础差，掌握和运用语言文字表达思想的能力弱，说不清听不懂，是造成行政沟通障碍的重要原因之一。因此，要改善行政沟通，必须提高行政人员的科学文化素质，以克服信息沟通过程中出现的概念不清、辞不达意、听不懂、理解不了等问题，提高沟通效果。对于行政领导干部来说，除了要大力提高自己的科学文化素质和掌握运用语言文字表达思想的能力之外，还应从下面几个方面入手，努力提高行政沟通的效果：一是培养和提高感受性，即培养和提高对下属反映正反两方面情况的感受能力，既愿意听报喜，又愿意听报忧，这样才能了解并掌握下属人员的心理和行为的实际情况，促进有效沟通。二是运用通俗易懂的语言。行政领导者不论是发布命令、指示，还是与人谈话、作报告，都不应使用那些生僻、费解的语言。三是提高下属的信任度。行政领导者应尽量提高自己在群众中的威信，这样才能使他发出的信息容易被他人接受和信任。四是克服不良习惯。有些行政领导者在信息沟通过程中，对别人的谈话不感兴趣，心不在焉；当听到不合自己胃口的言论时，过分激动，甚至不愿再听下去，将其余的信息都忽略了；对较难的言词不求甚解，不动脑筋等等。这些不良习惯都不利于沟通，因而必须克服。