第二节 行政机关管理的主要内容
三、文书和档案的管理
　　（一）文书管理
　　文书包括公务文书和私人文书两大类。国家行政机关的公文，归属公务文书。它是传达贯彻党和国家的方针政策、发布法规、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的一种重要工具。通过这种工具可以沟通上下，协调左右，联系内外，成为行政管理的信息流。公文在行政管理中具有如下重要作用：(1)法规性公文具有行政法规作用。它是根据法定的职权和手续拟制颁发的，受到国家权力的保护，可强制执行。(2)指示、意见、通报等形式的公文虽非直接法规，但具有较高的权威性，是法规的具体化，对下属单位起领导和指导作用。(3)公函、通知、介绍信等形式的公文具有联系和知照情况的作用。(4)请示报告、批复、通知、协议等形式的公文，具有依据和凭证作用。(5)宣传提纲、通报、总结等形式的公文，具有宣传教育作用。为此，文书管理是行政管理中的一项重要工作。
　　各级行政机关的职权不同，公文也有不同形态。目前我国行政机关的公文有10类16种。各种公文有一定的含义、用途、应用范围，其制发者、受文对象、传达方式也有差异。对这些公文的管理即行政机关文书工作。我国行政管理对文书工作提出了精简、及时、准确、保密、统一等基本要求。
　　行政机关的文书工作是一项复杂而细致的工作，它有自身的工作程序和特殊规律。文书的收受流程和处理方式都有一些基本点：公文的受理包括签收、拆封、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办、办复10个紧密相连的环节。公文的制发应遵循拟稿、会签、核稿、送审、签发、编号、登记、印刷、发放、询办等程序和处理方式。公文的归档程序是：平时归卷、立卷、归档，把编立的所有案卷向档案馆(室)移交。在我国行政管理中，当前应克服拟写和处理公文方面普遍存在的公文旅行、公文成灾、拟写和处理不规范等问题，不断提高公文管理工作的效率和质量。
　　（二）档案管理
　　档案是行政机关及其行政工作人员在行政管理活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件材料，它是行政管理活动的历史记录，办理完毕后的文书才能作为档案保存，是按照一定规律保存起来的文件材料。档案还具有真凭实据的作用，而且作为第一手材料，对了解历史情况，总结经验教训，进行科学研究，都具有广泛的研究参考价值。因此，档案管理包括文书档案的管理与利用。
　　档案的形式多种多样，文字档案是主要形式，它包括文件材料、电报、手稿、书信、会议记录等一切书面形式，其他还有技术图纸、画片、照片、唱片、影片、录像带、录音磁带、光盘等形象化的记录形式。档案工作有很强的政治性，也有鲜明的服务性和科学性特点。档案管理即指按一定原则来指导各文书部门或业务部门的归档工作。
　　行政机关档案管理工作的具体内容，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、提供利用、统计和移交档案七个互相联系的环节。其中“利用”是档案工作的出发点和归宿点，其他各环节都要围绕“利用”开展工作。我国在长期实践中形成行政机关档案工作的基本原则有：集中统一管理；维护档案的完整和安全；便于利用档案为社会主义现代化建设服务。