第二节 行政机关管理的主要内容
四、查办、信访、接待、保密、印章管理
　　 查办工作是指协助领导者检查本行政机关和所辖下属单位执行党和政府的方针政策及本机关决议、计划、指示的情况，敦促其落实的工作。查办的范围主要是各方面工作中的重大问题，落实政策情况，也有各种不正之风、违法乱纪情况的检查。通常成立工作班子或组织专人来查办，采取发函、打电话、派人到现场查处等方法。查办工作有助于促进党和政府的方针政策以及各项工作的落实，可促进领导作风和领导方法的改进，对防止和克服官僚主义、转变领导作风、推动各项工作都具有重要意义。
　　信访工作即严肃认真对待和处理人民群众的来信来访。人民群众通过给行政机关写信、来访面谈等方式，提出要求，反映情况，以至申诉、检举或表扬、批评国家行政工作人员。人民群众来信来访中反映的问题涉及面广，不仅直接关系到来信来访者的切身利益和前途，而且关系到各级行政机关、单位能否正确贯彻落实党的方针、政策。因此，各级行政机关和秘书部门做好信访工作，对维护人民当家作主的权利、发扬社会主义民主、密切政府同群众的关系、纠正不正之风、打击违法乱纪行为、克服官僚主义都有十分重要的作用。处理信访工作必须以事实为根据，以政策、法律为准绳，区别情况，实行按地区、按系统、分级分工、归口办理的工作责任制，切实做到件件有着落，事事有结果。
　　接待工作是指日常工作中对上下级与平级、外单位来本单位联系工作的接待。做好接待工作，可以及时正确地处理接待中对方提出的问题，节约时间，有利于提高效率；可以与上下左右各方面增进相互了解，搞好团结，利于本单位开展工作；可以获取更多信息，了解更多情况。接待工作是经常性的工作，对不同的单位及其来人，应有不同的接待方法要求。但接待人员都要热情、诚恳、一视同仁地对待，严肃认真负责地处理对方提出的问题，实事求是地向对方介绍情况和经验。
　　保密工作和印章管理也是秘书部门的一项重要任务。保密主要指对有些正在酝酿尚未做出最后决定或暂时不便公开的事宜，以及有些仅限于一定范围内了解和办理的情况和问题，在一定时间和一定范围内保守秘密。行政机关保密范围，一般包括文电保密、会议保密、印信保密、通信保密、种类情况保密、高层领导活动保密等内容。各级行政办公厅(室)是国家核心机密高度集中的机构，所以，办公厅(室)秘书工作人员，必须增强保密观念和纪律观念，坚持原则，严守国家秘密。另外，要通过建立健全保密制度，加强管理。行政机关的公章代表该机关的正式署名，具有立法作用。私章是机关领导人的签名章，代表领导人的身份，文件盖上私章，就表示得到领导人的许可并担负责任。因而印章的管理和使用是一件很严肃的事，要有专人保管，遵循保密的要求，建立印章使用制度，印章的刻制、颁发都应遵守规定。
五、行政机关经费管理
　　行政机关经费的管理是指对本行政机关行政经费的领拨、开支的计划、分配、控制和监督等活动。它对行政管理和国家行政机关建设起着重要的物质保障作用。行政单位所需经费由国家预算供给。从国家预算拨款和国家规定的其他途径所取得的资金即行政单位的资金收入。行政机关必须按照国家财务行政中规定的会计、审计等制度，管好国家预算拨款，为本单位的事业和工作服务。机关行政经费管理通常包括预算管理(单位预算编制、执行和调整)、财务管理(支出管理、收入管理、定员定额管理、费用开支标准)、财务活动分析、财务监督等方面的内容。
　　机关行政经费管理有以下特点：(1)财务工作具有很强的预算性，行政管理所需各项资金都要事先编制预算，经上级主管部门审批，才能拨款，有些拨款还必须专款、专拨、专用。(2)行政机关资金开支涉及政策问题，并且影响到行政管理目标的实现，因此必须严肃财经纪律，按国家有关政策、制度进行管理。(3)行政机关从国家领取的行政经费结构是相对稳定的，一般说这些费用的支出变化是不大的。财务管理可根据这一特点有计划地支持行政机关的自身建设，加强其薄弱环节，提高行政管理效能。(4)财务工作的分配与监督两个职能密不可分，财务部门和群众互相监督。行政机关财务管理按照财务工作这些特点和运行规律进行，才能完成其管好、用好有限的资金，保证行政管理的顺利进行和发展的任务。
　　机关行政经费管理的原则包括：精打细算，厉行节约，把钱用到最需要的地方；量人为出，留有余地；保障供给，搞好服务；按计划、制度、规定等。为此，行政机关要合理地、节约地支配行政经费，尤其是控制会议经费、差旅费、购置费及其他办公经费，勤俭办事，严禁用公款请客送礼，严禁私分国家财物。