如果把组织比喻成一个完整的有机体，那么管理沟通就是保持其良性循环的生命血液。构成该有机体的要素包括个体、角色、工作群体、组织和外部环境。 需要考察管理沟通的作用及其影响因素。

　人机界面的实际质量，直接影响用户对软件产品的评价，从而影响软件产品的竞争力和寿命，因此，必须对人机界面设计给予足够重视。

一、设计问题

　1．系统响应时间 　　

系统响应时间是许多交互式系统用户经常抱怨的问题。一般来说，系统响应时间指从用户完成某个控制动作（例如，按回车键或单击鼠标），到软件给出预期的响应（输出信息或做动作）之间的这段时间。

系统响应时间有两个重要属性，分别是长度和易变性。如果系统响应时间过长，用户就会感到紧张和沮丧。但是，当用户工作速度是由人机界面决定的时候，系统响应时间过短也不好，这会迫使用户加快操作节奏，从而可能会犯错误。

易变性指系统响应时间相对于平均响应时间的偏差，在许多概况下，这是系统响应时间的更重要的属性。即使系统响应时间较长，相应时间易变性低也有助于用户建立起稳定的工作节奏。例如，稳定在1秒的响应时间比从0.1秒到2.5秒变化的响应时间要好。用户往往比较敏感，他们总是担心响应时间变化暗示系统工作出现了异常。

2．用户帮助设施

几乎交互式系统的每个用户都需要帮助，当遇到复杂问题时甚至需要查看用户手册以寻找答案。大多数现代软件都提供联机帮助设施，这使得用户无须离开用户界面就能解决自己的问题。

常见的帮助设施可分为集成的和附加的两类。集成的帮助设施从一开始就设计在软件里面，通常，它对用户工作内容是敏感的，因此用户可以从与刚刚完成的操作有关的主题中选择一个请求帮助。显然，这可以缩短用户获得帮助的时间，增加界面的友好性。附加的帮助设施是在系统建成后再添加到软件中的，在多数情况下它实际上是一种查询能力有限的联机用户手册。人们普遍认为，集成的帮助设施优于附加的帮助设施。

具体设计帮助设施时，必须解决下述的一系列问题。

（1）在用户与系统交互期间，是否在任何时候都能获得关于系统任何功能的帮助信息？有两种选择：提供部分功能的帮助信息和提供全部功能的帮助信息。

（2）用户怎样请求帮助？有3种选择：帮助菜单，特殊功能键和HELP命令。

（3）怎样显示帮助信息？有3种选择：在独立的窗口中，指出参考某个文档（不理想）和在屏幕固定位置显示简短提示。

（4）用户怎样返回到正常德交互方式中？有两种选择：屏幕上的返回按钮和功能键。

（5）怎样组织帮助信息？有3种选择：平面结构（所有信息都通过关键字访问），信息的层次结构（用户可在该结构中查到更详细的信息）和超文本结构。

3．出错信息处理

出错信息和警告信息，是出现问题时交互式系统给出的“坏消息”。出错信息设计得不好，将向用户提供无用的甚至误导的信息，反而会加重用户的挫折感。

一般说来，交互式系统给出的出错信息或警告信息，应该具有下述属性。

（1）信息应该用用户可以理解的术语描述问题。

（2）信息应该提供有助于从错误中恢复的建设性意见。

（3）信息应该指出错误可能导致那些负面后果（例如，破坏数据文件），以便用户检查是否出现了这些问题，并在确实出现问题时及时解决。

（4）信息应该伴随着听觉上或视觉上的提示，例如，在显示信息时同时发出警告铃声，或者信息用闪烁方式显示，或者信息用明显表示出错的颜色显示。

（5）信息不能带有指责色彩，也就是说，不能责怪用户。 当确实出现了问题的时候，有效地出错信息能提高交互式系统的质量，减轻用户的挫折感。

4．命令交互

命令行曾经是用户和系统软件交互的最常用的方式，并且也曾经广泛地用于各种应用软件中。现在，冥想窗口的、单击和拾取方式的界面已经减少了用户对命令行的依赖，但是，许多高级用户仍然偏爱面向命令行的交互方式。在多数情况下，用户既可以从菜单中选择软件功能，也可以通过键盘命令序列调用软件功能。

在提供命令交互方式时，必须考虑下列设计问题。

（1）是否每个菜单选项都有对应得命令？

（2）采用何种命令形式？有3种选择：控制序列（例如，Ctrl+P），功能键和输入命令。

（3）学习和记忆命令的难度有多大？忘记了命令怎么办？

（4）用户是否可以定制或缩写命令？

在越来越多的应用软件中人机界面设计者都提供了“命令宏机制”，利用这种机制，用户可以用自己定义的名字代表一个常用的命令序列。需要使用这个命令序列时，用户无须依次输入每个命令，只需输入命令宏的名字就可以顺序执行它所代表的全部命令。

在理想的情况下，所有应用软件都有一致的命令使用方法。如果在一个应用软件中命令Ctrl+D表示复制一个图形对象，而在另一个软件中Ctrl+D命令的含义是删除一个图形对象，显然会使用户感到困惑，并且往往会导致用错命令。

二、设计过程

用户界面设计是一个迭代的过程，也就是说，通常先创建设计模型，再用原型实现这个设计模型，并由用户试用和评估，然后根据用户意见进行修改。为了支持上述迭代过程，各种用于界面设计和原型开发的软件工具应运而生。这些工具被称为用户界面工具箱或用户界米纳开发系统，他们为简化窗口、菜单、设备交互、出错信息、命令及交互环境的许多其他元素的创建，提供了各种例程或对象。这些工具所提供的功能，既可以用基于语言的方式也可以用基于图形的方式来实现。 　　

一旦建立起用户界面的原型，就必须对它进行评估，以确定其是否满足用户的需求。评估可以使非正式的，例如，用户即兴发表一些反馈意见；评估也可以十分正式，例如，运用统计学方法评价全体终端用户填写的调查表。

用户界面的评估周期如下所述：完成初步设计之后就创建第一级原型；用户试用并评估该原型，直接向设计者表述对界面的评价；涉及这根据用户意见修改设计并实现下一级原型。上述评估过程持续进行下去，直到用户感到满意，不需要再修改界面设计时为止。

当然，也可以在创建原型之前就对用户界面的设计质量进行初步评估。如果能及早发现并改正潜在的问题，就可以减少评估周期的执行次数，从而缩短软件的开发时间。在创建了用户界面的设计模型之后，可以运用下述评估标准对设计进行早期复审。

（1）系统及其界面的规格说明书的长度和复杂程度，预示了用户学习使用该系统所需要的工作量。

（2）命令或动作的数量，命令的平均参数个数或动作中单个操作的个数，预示了系统的交互时间和总体效率。

（3）设计模型中包含的动作、命令和系统状态的数量，预示了用户学习使用该系统时需要记忆的内容的多少。

（4）界面风格、帮助设施和出错处理协议，预示了界面的复杂程度及用户接受该界面的程度。

三、人机界面设计指南

用户界面设计主要依靠设计者的经验。总结众多设计者的经验得出的设计指南，有助于设计者设计出友好、高效的人机界面。下面介绍3类人机界面设计指南。 　　

1．一般交互指南

一般交互指南设计信息显示、数据输入和系统整体控制，因此，这类指南是全局性的，忽略它们将承担较大风险。下面讲述一般交互指南。

（1）保持一致性。应该为人机界面中的菜单选择、命令输入、数据显示以及众多的其他功能，使用一致的格式。

（2）提供有意义的反馈。应向用户提供视觉和听觉的反馈，以保证在用户和系统之间建立双向通信。

（3）在执行有较大破坏性的动作之前要求用户确认。如果用户要删除一个文件，或覆盖一些重要信息，或终止一个程序的运行，应该给出“您是否确实要……”的信息，以请求用户确认他的命令。

（4）允许取消绝大多数操作。 UNDO或REVERSE功能曾经使众多终端用户避免了大量时间浪费。每个交互式系统都应该能方便地取消已完成的操作。

（5）减少在两次操作之间必须记忆的信息量。不应该期望用户能记住在下一步操作中需要使用的一大串数字或标识符。应该尽量减少记忆量。

（6）提高对话、移动和思考的效率。应该尽量较少用户按键的次数，设计屏幕布局时应该考虑鸡娘减少鼠标移动的距离，应该尽量避免出现用户问“这是什么意思？”的情况。

（7）允许犯错误。系统应该能保护自己不受严重错误的破坏。

（8）按功能对动作分类，并据此设计屏幕布局。下拉菜单的一个主要有点就死能按动作类型组织命令。实际上，设计者应该尽力提高命令和动作组织的“内聚性”。

（9）提供对用户工作内容敏感的帮助设施。

（10）用简单动词或动词短语作为命令名。过长的命令名难于识别和记忆，也会占用过多的菜单空间。

2．信息显示指南

如果人机界面显示的信息是不完整的、含糊的或难于理解的，则该应用系统显然不能满足用户的需求。可以用多种不同方式“显示”信息：用文字、图形和声音；按位置、移动和大小；使用颜色、分辨率和省略。下面是关于信息显示的设计指南。

（1）只显示于当前工作内容有关的信息。用户在获得有关系统得特定功能的信息是，不必看到与之无关的数据、菜单和图形。

（2）不要用数据淹没用户，应该用便于用户迅速吸取信息的方式来表示数据。例如，可以用图形或图表来取代庞大的表格。

（3）使用一致的标记、标准的缩写和可预知的颜色。显示的含义应该非常明确，用户无须参照其他信息源就能理解。

（4）允许用户保持可视化的语境。如果对所显示的图形进行缩放，原始的图像应该一致显示着（以缩小的形式放在显示屏的一角），以使用户知道当前看到的图像部分在原图中所处的相对位置。

（5）产生有意义的出错信息。

（6）使用大小写、缩进河文本分组以帮助理解。人机界面显示的信息大部分是文字，文字的布局和形式对用户从中提取信息的难易程度有很大影响。

（7）使用窗口分隔不同类型的信息。利用窗口用户能够方便的地“保存”多种不同类型的信息。

（8）使用“模拟”显示方式表示信息，以使信息更容易被用户提取。例如，显示炼油厂储油罐的压力时，如果简单地用数字表示压力，则不易引起用户的注意。但是，如果用类似温度计的形式来表示压力，用垂直移动和颜色变化来指示危险的压力状况，就容易引起用户的警觉，因为这样做为用户提供了绝对和相对两方面的信息。

（9）高效率地使用显示屏。当使用多个窗口时，应该有足够的空间使得每个窗口至少能都显示出一部分。此外，屏幕大小应该选得和应用系统的类型相配套（这实际上是一个系统工程问题）。

3．数据输入指南

用户的大部分时间用在选择命令、输入数据和向系统提供输入。在许多应用系统中，键盘仍然是主要的输入介质，但是，鼠标、数字化议和语音识别系统正迅速成为重要的输入手段。下面是关于数据输入的设计指南。

（1）尽量减少用户的输入动作。最重要的是减少击键次数，这可以用下列方法实现：用鼠标从预定义的一组输入中选一个；用“滑动标尺”在给定的值域中指定输入值；利用宏把一次击键转变成更复杂的输入数据集合。

（2）保持信息显示和数据输入之间的一致性。显示的视觉特征（例如，文字大小、颜色和位置）应该与输入域一致。

（3）允许用户自定义输入。专家级的用户可能希望定义自己专用的命令或略去某些类型的警告信息和动作确认，人机界面应该为用户提供这样的机制。

（4）交互应该是灵活的，并且可调整成用户最喜欢的输入方式。用户类型与喜好的输入方式有关，例如，秘书可能非常喜欢键盘输入，而经理可能更喜欢使用鼠标之类的点击设备。

（5）使在当前动作语境中不适用的命令不起作用。这可使得用户不去做那些肯定会导致错误的动作。

（6）让用户控制交互流。用户应该能够跳过不必要的动作，改变所需做的动作的顺序（在应用环境允许的前提下），以及在不退出程序的情况下从错误状态中恢复正常。

（7）对所有输入动作都提供帮助

（8）消除冗余的输入。除非可能发生误解，否则不要要求用户指定输入数据的单位；尽可能提供默认值；绝对不要要求用户提供程序可以自动获得或计算出来的信息。