娄策群 董 敏
摘 要 计算机技术、多媒体技术、网络技术等的发展及其在信息服务业中的应用,使信息资源的载体形式与传递方式增加,内容拓展,数量增大,分布分散且不均衡。作者认为,现代信息技术环境下的信息资源配置应树立需求导向观、协调共享观、虚实结合观和动态发展观,应将信息资源的宏观配置与微观配置有机结合起来,并提出了优化信息资源微观配置结构和宏观配置模式的见解。
关键词 现代信息技术 信息资源 资源配置
信息资源配置是按照一定的原则和模式,通过不同的方法和手段,将业已产生的各种信息资源合理分布和存贮在不同的信息机构的一种信息活动。信息资源配置是信息服务工作的首要环节,优化信息资源配置是搞好信息服务的基础和前提。信息资源配置不仅受到用户分布和需求的制约,而且受到信息技术环境的影响。迅速发展并广泛应用的现代信息技术对信息服务业的各个方面都带来了不同程度的影响,首当其冲的就是信息资源配置。本文主要探讨现代信息技术环境下信息资源的变化、信息资源配置观念及信息资源配置的微观结构和宏观模式。
一、现代信息技术环境下信息资源的变化
要优化现代信息技术环境下的信息资源配置,首先必须充分认识信息资源在现代信息技术环境下所发生的变化。计算机技术、多媒休技术和网络技术的发展使信息资源在载体形式、传播方式、信息内容、分布等方面都发生了极大的变化。
1.载体形式与传递方式的增加
现代信息技术对信息资源载体形式及传递方式的影响是最直接、最根本的。在20世纪60年代初,计算机只是作为信息处理和文献编排工具应用于生产印刷型文献1,随着现代信息技术的不断发展,印刷型文献信息一统天下的局面被打破,出现了各种形式的电子出版物,因此,信息以纸张为载体、用邮寄方式传递的局面也随之被打破,增加了磁盘、光盘等载体形式和电话、传真、网络等传递方式。目前,以印刷型信息资源、光盘型信息资源、网络型信息资源为主且这三种信息资源并存的格局已经形成,而且,印刷型信息资源的比例逐渐减少,而光盘型信息资源和网络型信息资源的数量日益扩大。据统计,国外网络型电子期刊始于1989年,1991年为110种,1992年为133种,1993年为240种,1994年为443种,1995年为675种2。据新闻出版署统计,截止1997年7月,我国已出版电子出版物1000余种3。90年代前5年,全世界仅电子图书就增加了5倍,达2500种之多4。到20世纪末,至少有5000到20000种连续出版物被电子化,并可上网传递5。很多信息资源以印刷型、光盘型和网络型三种形式同时出版发行,如国内外的一些文献检索工具,既发行印刷版,也发行光盘版,还在网上发行。
2.内容的拓展与数量的增大
虽然信息资源内容的变化不只是现代信息技术发展和应用的结果,但是,现代信息技术对信息资源内容的变化的确有不可低估的影响。现代科学技术和社会经济的发展为信息资源内容的拓展和数量的增大提供了动力,而各国科技能力和经济实力的增强以及现代信息技术的应用为信息内容的拓展和数量的增大提供了条件。由于现代信息技术的应用,信息生产周期缩短,信息资源数量迅速增长;以前难以生产的信息内容现在能容易地生产出来,以前无用的信息现在能成为有用的信息,以前无法利用的信息现在可成为能够方便地利用的信息,从而使信息资源的内容更加丰富。例如,传统的信息资源主要是图书、报刊、政府出版物、会议录、科技报告、专利文献、学位论文、各类检索刊物等正式和非正式出版物中所包含的内容,现代信息技术环境下的网络型信息资源还包括用户之间在网络上所进行的非正式信息交流,如电子邮件、电子布告牌、网络专题小组讨论、网络会议之中所包含信息内容 ,以及各种学术团体、企事业单位、政府部门、行业协会等单位的通过正式出版物系统无法得到的“灰色”信息6,信息的具体内容涉及到科学技术、经济管理、文化教育、政策法规、求职求学、房产物价、股市利率、娱乐消遣、医疗保健、旅游观光等方面。
3. 分布的分散且不均衡
在印刷型文献信息一统天下的时代,信息资源的社会分布相对集中,图书馆、情报所、档案馆是信息资源的主要分布点,信息服务部门的信息主要来自于出版社、报刊编辑部、新华书店和图书进出口公司。如今,信息资源的社会分布异常分散,数量众多的信息资源广泛地分布在各类社会机构、社会组织以及大部分家庭中。信息服务部门的信息除了来源于出版社、报刊编辑部、新华书店和图书进出口公司外,还可以来自于计算机硬件和软件公司、数据库开发公司、科研机构、高等学校、专业学会、行业协会、政府部门、各类企业和其他信息服务机构,甚至某些个人也利用信息网络传播自己的研究成果和其他信息,成为信息服务机构的信息来源之一。信息资源在不同国家之间分布的不均衡性也随之加大,在当今世界,信息富国和信息穷国的差距明显可见。从数据库的分布情况来看,1979年,美国数据库的数量与其他国家数据库的总量基本持平,到80年代末,美国与其他国家的数据库数量之比为2:1。
二、现代信息技术环境下的信息资源配置观念
任何行为和活动都受到思想观念的支配。没有正确的指导思想,缺乏现代信息资源观念,就无法在现代信息技术环境下实现信息资源配置的优化。现代信息技术环境下的信息资源配置要树立以下观念。
1.需求导向观
以用户的信息需求为依据来配置信息资源是任何环境下信息资源配置的根本指导思想。现代信息技术环境下信息资源所发生的变化对信息资源配置有极大的影响,配置信息资源时必须考虑这些变化和影响,但这并不否定用户信息需求在现代信息资源配置中的导向作用。我们知道,信息资源配置的主要目的是为了最大限度地满足用户的信息需求,无视用户信息需求的信息资源配置一定是不合理的配置。在现代信息技术环境下,信息服务机构及其主管部门必须树立信息资源配置的需求导向观,将信息资源的变化与用户需求的变化结合起来考虑。
事实上,现代信息技术的发展与应用,加之知识经济时代的到来和我国社会主义市场经济体制的逐步完善,信息用户结构和需求发生了很大的变化。知识经济时代的到来和市场经济体制的建立使得信息和知识成为科学研究、教学活动、组织管理、实际工作、日常生活中必不可少的资源,现代信息网络的发展使信息获取变得十分便捷,多媒体技术的应用使信息资源的直观性和趣味性增强。因此,任何机构和个人都有可能成为信息用户,一些因远离信息服务机构或因交通不便无法成为现实信息用户的个人、家庭或单位,部分因文字能力差或对单纯的文字信息不感兴趣而未成为现实信息用户的人员,都能成为现实的信息用户。随之而来的是用户数量增加,结构复杂。用户信息需求的内容由原来片面的科技信息需求扩展到科学技术、经济管理、政策法规、求职求学、房产物价、股市利率、娱乐消遣、医疗保健、旅游观光乃至日常生活等多方面的信息需求,用户所需信息的形式由原来单纯的文字信息需求扩展到文字、图像、声音等多种形式的信息需求。
信息服务部门在确定信息资源配置的内容、载体形式与配置模式时,都要以用户的信息需求为依据,要考虑到信息用户结构和需求的上述变化,并根据用户结构及需求在今后的进一步变化,不断调整信息资源配置的结构与模式。
2.协调共享观
信息资源配置是一项复杂的系统工程,并非单个信息服务机构的独立活动。然而,以前我国的信息资源配置中普遍存在着“大而全”、“小而全”的思想,信息主管部门把收藏文献信息的数量作为衡量信息服务机构工作好坏和服务能力强弱的主要标志,各信息服务机构重文献的种册数、轻信息量,重信息的拥有权、轻信息的使用权,并将本机构所收藏的信息资源视为私有财产,很少提供给外单位的用户使用。之所以出现这种局面,除了我国长期以来所形成的传统思想观念的束缚和条块分割、各自为政的管理体制的制约外,还受到技术条件的限制。由于信息技术手段的落后,印刷型文献信息传递比较困难,所以信息资源难以实现大范围的共享,自然也就影响到信息资源配置的分工协作。
现代信息技术的发展为信息的远距离传递、大范围协调共享提供了条件,目前急需解决的主要问题就是改革信息管理体制,转变思想观念。在我国,应建立全国统一的信息行政管理体系,克服条块分割、各自为政的现象,对信息资源的配置进行宏观调控,实现全国范围内信息资源配置的协调;各信息服务机构应克服“大而全”、“小而全”的旧思想,树立信息资源协调共享的新观念;变“重视文献种册数”为“重视可供利用的信息量”,使各个信息服务机构的信息资源既是一个有特色的独立体系,又是国家信息资源体系中的一个有机组成部分。
3.虚实结合观
一提到信息资源配置,人们往往会想到就是将负载于有形载体上的不同信息按一定的比例结构收藏于信息服务机构中,这实际上只是信息资源配置的一种方式,即信息资源的现实配置。以前,图书馆、情报所、档案馆在配置信息资源时,基本上都是采用现实配置方式。这种配置方式虽然要耗费大量的资金,并难以全面满足用户的信息需求,但是,在以文献信息为信息资源主体、高速信息网络尚未形成、信息资源共享程度很低的情况下,信息资源配置也只能采用现实配置方式。事实上,信息资源的配置除了现实配置方式外,还有虚拟配置这一方式。所谓信息资源的虚拟配置,就是指一个信息服务机构并未将用户所需要的信息资源收藏于本机构,而是将存贮在其他信息机构的信息像本机构所拥有的信息资源一样,可随时提供给本机构的用户利用。这种配置方式既能节约经费,又能更好地满足用户的需求,但对技术环境和社会环境的要求较高。现代信息技术的发展与应用使信息资源虚拟配置成为可能,通过信息网络,不仅网络型信息资源可以实行虚拟配置,光盘型信息资源也可以采用虚拟配置方式。
各信息服务机构都应树立虚实结合观念,将信息资源的现实配置与虚拟配置结合起来,根据机构的性质和任务以及用户的结构、需求和利用信息的习惯等,确定现实配置与虚拟配置的主次。对于大中型图书馆、情报所、档案馆来说,宜以现实配置为主,辅以虚拟配置;对于小型的图书、情报、档案机构来说,可现实配置与虚拟配置并重;对于以信息资源开发、加工处理为主要任务的信息服务机构来说,可以虚拟配置为主,以现实配置为辅。
4.动态发展观
信息技术是不断发展的,用户的信息需求具有动态性。随着科学技术和社会经济的发展,现代信息技术会进一步发展,这就使得光盘型、网络型信息资源的数量不断增加,信息传递网络进一步扩大,网络的功能进一步完善,作为现代信息处理和利用设备的计算机的普及程度进一步提高,用户的信息需求会出现新的内容,用户获取和利用信息也会出现新的方式。因此,信息资源配置应树立动态发展的观念,在信息资源配置中,立足当前,兼顾未来,合理规划,分步到位。
信息服务机构所配置的信息资源,其内容不仅要满足用户当前的需求,而且要考虑到用户将来的需要。有些虽然目前需求不大或不便于利用但在将来会有较大的需求且便于利用的信息,也应适当收藏,以免到时候因绝版而无法购置;对于一段时间内需求量较大但时效性很强的信息,可采用虚拟配置方式来解决,不必要每个信息服务机构都花大量经费重复购置。信息资源的形式不仅要与现有的信息技术条件相适应,而且要考虑到信息技术发展所带来的新变化。当前,由于现代信息技术装备与技术人才的限制,新型电子信息资源的配置不能强求一步到位,信息服务机构所配置的信息资源的形式在目前还不可能以电子出版物为主,印刷型信息资源应占重要地位。今后,可逐步扩大光盘型信息资源和网络型信息资源在信息资源体系中所占的比例。
信息资源配置要有长远规划和短期计划,不同时期应有不同的配置目标和重点,应根据现代信息技术的发展及用户需求的变化及时地对信息资源配置目标和已形成的信息资源体系进行调整。
三、现代信息技术环境下信息资源配置的结构模式
现代信息技术环境下应将信息资源在一定区域范围内的宏观配置与信息资源在一个信息服务机构内的微观配置有机地结合起来,因此,必须合理确定信息资源配置的微观结构和宏观模式。
1.信息资源配置的微观结构
严格地说,信息资源配置的微观结构应包括一个信息服务机构信息资源的内容结构、文种结构、载体形式结构、时间结构等,但受现代信息技术影响最大的是载体形式结构,故这里主要探讨信息资源配置微观结构中的载体形式结构。
电子信息资源有很多的优点,如光盘型信息资源体积小,容量大,价格低,图文声像并茂,便于收藏与保管,便于对信息进行各种处理;网络型信息资源数量持续快速增长,采用全球性的分布结构,多媒体多语种并存,可跨国界流动和传递8。我们强调在现代信息技术环境下,印刷型文献信息一统天下的局面应打破,信息服务机构所配置的信息资源不能全是印刷型的,但是,电子出版物完全取代纸质文献,电子型图书馆完全取代现有图书馆也是不可能的,因为印刷型文献所具有的便于携带、可随时随地阅读、不需要专门的阅读设备、符合人们的阅读习惯等优点是电子出版物无法比拟的。有学者认为,到21世纪,印刷型出版物与电子出版物将同时并存,前者仍将在较长时期内占据优势9。笔者认为,印刷型、光盘型、网络型信息资源在一个信息服务机构同时并存不仅在目前是十分必要的,即使在今后也是必不可少的,只是在不同的信息服务机构、在现代信息技术发展的不同时期,这三类信息资源的比例不同而已。所以,信息资源微观配置应合理确定印刷型、光盘型、网络型信息资源的结构。
确定印刷型、光盘型、网络型信息资源的结构应将这三类信息资源本身的特点与信息内容及信息服务机构的性质、任务结合起来考虑。从信息内容和使用方式来看,利用率较高且一般是系统阅读的一次和三次信息资源,如内容新颖的学术论著、教学参考资料、文学艺术作品等,宜以印刷型为主;利用率较低的一、三次信息资源可以光盘型收藏备用;知识教育、文化娱乐类知识及文摘、索引等二次信息资源,宜以光盘型为主;现实性、时效性强的市场行情、求职求学、房产物价、股市利率、医疗保健、旅游观光等信息资源宜以网络型为主。从信息机构的性质和任务来看,其信息资源结构应视不同时期、不同情况而定,在现阶段和今后一段时间内,图书馆应以印刷型信息资源为主,光盘型信息资源次之,网络型信息资源再次之;情报所应以光盘型信息资源为主,网络型信息资源次之,印刷型信息资源再次之;档案馆主要收藏纸质信息资源,辅以缩微型信息资源;咨询机构应以缩微型信息资源;咨询机构应以网络型信息资源为主,光盘型信息资源次之,印刷型信息资源再次之。当现代信息技术进一步发展到一个新的水平后,这些结构会发生一定的变化。
确定信息资源微观配置的载体形式结构,还应注意信息资源的多重配置问题,即同一内容而不同载体形式的信息资源的重复配置问题。由于一些信息内容以两种或三种形式同时发行和传播,而且它们具有一定的互补作用,故对于某些利用率较高的、既要求及时又要求长久保存的信息资源可以实行多重配置。
2.信息资源配置的宏观模式
信息资源的宏观配置在国内外已有一定的实践基础和理论研究成果,但我国迄今为止的信息资源宏观配置主要限于印刷型文献信息资源的合理布局与协调方面。1957年问世的《全国图书协调方案》和1987年成立的“部际图书情报工作协调委员会”,都是力图实现一种大范围的、通盘规划的文献信息资源建设。有学者认为,我国信息资源布局的模式应采取集中型与分散型相结合的模式,应该是以国家大型综合信息机构为骨干,以专业部门信息中心和大行政区综合信息中心为基础,组成由中央宏观调控,地理分布均衡的三级信息资源保障系统10。这实际上是信息资源宏观配置的一种模式。笔者认为,现代信息技术环境下的信息资源宏观配置模式不同于传统信息技术环境下以印刷型信息资源为主体的模式,应作如下调整:
一是变“地区协调式”为“全国协调式”。信息资源宏观配置主要是在不同范围内的信息机构之间进行信息资源配置的分工协调。在传统信息技术环境下,由于受印刷型文献传递不便的限制,地区范围内的信息资源协调共享有一定的可能性,但全国范围内的信息资源协调共享则可能性不大,所以,信息资源配置的地区性协调有较大的意义。网络技术的发展和各种信息网络的建立为全国范围内实现信息资源的协调共享创造了条件,将信息资源协调配置囿于地区范围内,没必要,也会降低信息资源配置效率。因此,现代信息技术环境下信息资源宏观配置应突破地区性限制,构建以全国范围内的协调共享为主要目标的信息资源宏观配置模式。
二是变“印刷型信息资源协调式”为“电子型信息资源协调式”。以往的信息资源协调配置的对象主要是印刷型信息资源,而很少在电子型信息资源协调方面作出相应的规定和努力。现代信息技术环境下信息资源协调的对象应以电子型信息资源为主,因为电子信息资源能够在网络上进行传递,便于各信息服务机构之间的信息交流和共享。当然,在同一城市的不同信息机构之间可以有部分印刷型信息资源的协调配置。
三是变“综合中心式”为“特色中心式”。在信息资源宏观配置模式中,一般有一些人才和设备条件较好、信息资源较丰富的信息中心,过去往往注重这些信息中心在信息内容方面的综合性。实际上,综合性的信息中心难以保证各类信息的全面系统性,各信息中心之间在信息内容方面必定有较大的重复。在用户能借助于现代信息技术方便地利用各信息中心的信息资源的情况下,各信息中心应突出专业特色或地方特色,形成众多具有特色的信息中心,以保证各信息中心信息资源配置的系统性,避免重复配置。四是变“等级中心式”为“网状中心式”。传统的信息资源宏观配置强调建立不同级别的信息中心,以满足不同范围内信息用户的需求。这种等级中心模式不便于各信息中心之间的直接联系,信息传递速度较慢。现代信息技术环境下的信息资源宏观配置应改变等级中心模式,建立无等级的网状中心,各信息中心之间没有级别高低之分,可直接进行联系,直接交流与共享信息资源。
参考文献
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作者:娄策群,华中师范大学信息管理系副教授、博士;董敏,华中师范大学经济学院
