胡昌平 杨 曼
【文章来源】中国期刊网
【原文出处】《情报杂志》，载于第页
【原刊期号】2003第3期
【原刊页号】52～54
【作者简介】武汉大学信息资源研究中心 武汉 430072
【中文摘要】在网络信息环境下,信息资源的分布、组织、开发和利用发生着深刻变化,传统的信息资源组织方式显得不合时宜,通过对网络信息资源组织与配置的基本形式的阐述及现存问题的分析,提出了网络信息资源的组织与配置原则及实施措施。
【关 键 词】网络信息资源 信息组织 信息配置
【 正 文 】
随着计算机技术的发展、网络的普及,网络信息资源迅速增长。网络信息资源不同于传统信息资源,它具有数量大、不稳定、信息质量参差不齐、不规范等特点,传统的信息组织方式已不能支持网络信息的有组织的传播和检索;此外,网络信息用户的受教育程度差别很大,知识结构和储备不同,对同一概念、事物的内涵与外延理解不同,用户上网的目的和利用信息的种类也不同。面对这种复杂的情况,如何采用行之有效的网络信息资源组织和管理方式,使用户能够快速、准确地找到所需的相关信息,成为亟待解决的重要问题。
1 网络信息资源的分散分布及组织与配置的基本形式
网络信息资源的分散分布、共享需求及信息载体的电子化和信息传输的网络化特征,决定了信息资源组织与配置的基本形式与模型。在信息资源配置中其基本要求与资源存在形态决定了组织与配置方式。
1 .1 网络信息资源的分散分布与组织、配置要求
随着信息技术的进步和信息网络的全球化,信息资源的分布、组织正发生深刻的变化。网络服务以其巨大的优势和潜力,日益成为信息服务的一大主流,由此构成了信息资源组织、开发与利用的新环境。在这一背景下,文献信息资源的电子化、网络化、各类业务数据的网上流通和网上商业与教育的开展,形成了独特的网络信息资源。网络信息资源的特殊性使得传统的信息资源组织与配置已不能适应其要求。网络环境下的信息资源组织与配置要满足以下两个要求:
ａ.网络信息资源组织与配置要适应网络信息形态的多样性。在网络环境中,信息资源在数量、结构、分布和传播范围、媒体形态、内涵、传递手段等各方面都显出新的特点。网络信息资源具有大数量、多类型、多媒体、非规范、跨地区、跨行业、多语种等特点,即包括文本、数据、图形、图像、音频和视频等表现形式。网络信息的组织方式要能方便用户处理形态多样的信息资源。
ｂ.网络信息资源的组织与配置适应网络信息资源的分散形成。组织缺乏有序性是网络信息资源的一大特点。网络的分布式结构使得网络信息资源的分布极为分散,同时网络的增长和网上信息资源的动态快速增加是由用户驱动的,缺乏有效的统一的管理机制,信息的安全与质量都得不到完全保障,信息污染与信息安全问题都显得突出。
1.2 网络信息资源的组织与配置方式
根据因特网的技术特点、网络信息资源的特征与构成,以及对网络信息资源开发与利用的需求,网络信息资源的组织与配置主要有以下几种方式。
ａ.文件方式。以文件系统来管理和组织网络信息资源简单方便,是存贮图形、图像、图表、音频、视频等非结构化信息的天然单位。计算机有一整套文件处理的理论与技术,在组织网络信息资源时可以非常容易地利用这些现成的技术和方法。因此,以文件方式来管理信息资源仍比较广泛。因特网也提供了诸如ＦＴＰ一类的协议来帮助用户利用那些以文件形式保存和组织的信息资源。但文件方式对于结构化信息则难以实现有效的控制和管理,并且随着网络信息资源的飞速增长,以这种方式传输信息会使网络负载越来越大。
ｂ.超文本链接方式。这种将网络上相关文本的信息有机地组织在一起,以接点为基本单位,接点间以链路相连,将信息组织为网状结构。它的特点是非线性编排,符合人们思维联想和跳跃的习惯。节点中的内容可多可少,结构可以任意伸缩,具有良好的包容性和可扩充性。这种方式可组织各类媒体的信息,方便地描述和建立各媒体信息之间的语义联系。
ｃ.搜索引擎方式。与搜索引擎的信息组织方式相对应的检索方式是自动搜寻方式。自动搜寻工具主要有自动搜寻网络资源、自动索引、自动摘要、提供检索方法和用户界面等功能。我们把这种自动搜索工具称为网上机器人(Ｓｐｉｄｅｒ或Ｒｏｂｏｔ)。这类自动代理软件定期或不定期在网上搜索,通过访问网络中公开区域的站点,对网络信息资源进行收集,然后利用索引软件对收集到的信息进行自动标引,创建一个可供用户进行按关键词查询的WEB页数据库。这种数据库一般有标题、摘要或简短描述、关键词和ＵＲＬ、文件大小、语种以及词出现的频率和位置等信息。由于是自动搜寻,这种方式的不足之处是收录的信息良莠不齐,耗费大量的计算机资源,查全率高但查准率低等。
ｄ.目录指南方式。与目录指南的信息组织方式相对的检索方式是人工分类方式。利用人工或机器搜寻,但用人工分类并制作索引数据库。目录指南方式组织信息资源的方法是将信息资源按某种事先确定的主题分门别类地加以组织,用户通过浏览的方式层层遍历,直到找到所需的信息线索,再链接到相应的网页,代表性的目录指南方式搜索引擎有Ｙａｈｏｏ。此法的优点是信息的专题性较强,信息质量高,且能较好地满足族性检索的要求,用户按规定的范围分类体系,逐级查看,按图索骥,目的性强,查准率高。目录指南方式屏蔽了网络资源系统相对于用户的复杂性,提供了一个基于树浏览的简单易用的网络信息检索与利用界面,并且具有严密的系统性和良好的可扩充性[1]。
该方式也存在一些不足。一方面,由于网络信息资源的海量,使得很难确定一个全面的范畴体系作为目录指南结构的基础,来涵盖所有的网络信息资源。另一方面,用户为了迅速地找到所需信息,还须对相应的体系有较全面的了解,这就增加了用户的智力负担。再则,要保证目录结构的清晰性,每一类目下的条目也不宜过多,这就大大限制了所能容纳信息资源的数量。因此,目录指南结构不适合建立大型的综合性的网络资源系统。但在建立专业性或示范性的网络信息资源体系时,就显示出其结构清晰、使用方便的优点[2]。
ｅ.数据库方式。数据库是对大量的规范化数据进行管理的技术。利用数据库对网络信息资源进行组织管理大大提高信息管理的效率。由于数据的最小存取单位是信息项(字段),可根据用户需求灵活地改变查询结果集的大小,从而大大降低了网络数据传输的负载。
2 网络信息资源组织与配置的现存问题与解决思路
如何运用以上方式有效地组织和配置网络信息资源已成为优化网络信息服务的关键。从总体上看,解决这一问题应有明确的思路,而思路的形成和信息资源组织与配置策略的确定应立足对现实问题的分析,通过分析得出客观的结论。
2. 1 网络信息资源组织与配置的现存问题
就目前的情况来看,网络信息资源组织与配置存在以下问题:
ａ.类目划分时标准不够合理。对信息资源在同一层次的划分标准不统一,出现同时采用两个或两个以上划分标准的现象。这样,在资源划分时就产生了重复和遗漏的现象。其次,在各类的展开中,有不符合基本的逻辑规则的现象发生,存在整体不能包含局部的现象。也就是说,存在一个类目不能包含它的下一层次的子类的现象。网络上有的类名不能准确反映类目内容,有些类目名称的设置不够合理,给用户查询信息在一定程度上造成误导。用户在使用搜索引擎时,也经常会搜索出一些毫不相干的内容。这样,给用户查找信息带来了很大的不便。应该明确事物的外延与内涵,在制作搜索引擎时力求达到检准率与检全率的恰当结合。
ｂ.网络信息的动态性导致利用上的困难。资源组织与配置不能适应信息资源的动态变化。现在大多数网站的动态信息比较多,多设置了最新动态和热点专题等类目。从一定意义上讲,这样方便了用户及时地了解最新的信息;但从另一方面看,过多的动态信息使信息组织显得没有规律、没有逻辑性、没有层次,也会给用户的检索工作带来不便。
ｃ.网络信息组织处于无序状态。我国网络信息资源的组织未能形成体系。在纸质文献一统天下的时代,我国信息资源的分布相对集中,主要分布在图书馆、情报所和档案馆[3]。信息资源的组织也相对简单,主要有这几类机构中进行。网络环境下,信息资源的分布分散、管理与控制松散,网络信息资源的组织也没有专门的机构来调控,各网络信息资源之间缺乏协调。因此,网络信息资源的组织处于较混乱的状态。
ｄ.网络信息资源用户需求发生变化快。网络信息资源的用户多为终端用户,比传统文献用户范围更广。在用户使用网络信息资源时,一般不通过中介而是直接进行查找工作。这些用户往往都不是专业人员,这对网络信息资源组织与配置提出了新的要求。
2 .2 网络信息资源组织与配置的原则
从客观上来看,网络信息资源组织与配置应立足于现实技术和资源分布实际情况,以需求为中心,按以下原则进行。
ａ.整体原则。根据目前我国的现状,信息加工还处于手工阶段,95%的信息还未电子化。网络工程是一项综合性、专业性、技术性很强的工作,不是一个单位、一个部门所能完成的。为了减少损失和浪费,应由国家有关部门牵头,按照统一规划、分步实施、分工合作的思路,采取分工合作的办法,对网络信息资源进行有效、合理地组织。
ｂ.系统原则。信息资源的组织、管理不仅涉及信息这一核心还涉及各类信息活动要素(信息技术、制备、设施、信息生产者)。所以在研究信息资源组织与配置时,要依据系统论的观点,从整体效益出发,考虑诸多因素间的相互作用、影响,确立最佳的组织与配置方式。利用系统工程的原理,对我国网络信息资源进行组织与配置。ｃ.以用户需求为导向原则。信息资源的组织与配置的最终目的是为用户服务。由于信息用户是各种各样的,对信息资源的需求是多方面的,各类用户对所需信息的吸收消化功能又有所不同,信息资源的组织与配置必须从用户的信息需求出发,有助于用户对信息资源的利用。因此网络信息资源应该根据用户对信息的需求进行组织,应该重视它的通用性和易用性。网络信息资源的组织要充分考虑用户的使用习惯、知识结构、操作技能、吸收消化信息的能力等。ｄ.效益最大化原则。对网络信息资源进行高效组织是为了提高网络信息资源的利用率,提高资源的经济价值和社会价值,提高工作效率,节省人力、物力、精力、时间。效益包括社会效益和经济效益两方面。合理的信息组织方便用户查找、利用信息,直接给用户带来经济效益,间接又带来一定的社会效益。
3 面向用户的网络信息资源组织与配置的实施
从管理层次上看,信息资源组织与配置可分为宏观管理、中观管理和微观管理。宏观管理和中观管理是微观管理的前提,微观管理是宏观管理和中观管理的基础。不同层次的管理包含不同的内容。
ａ.宏观管理。宏观层次的网络信息资源组织与配置是一种战略性管理,管理的目的是通过国家的有关政策、法规、管理条列等在宏观层次上组织与配置网络信息资源,使网络信息资源在不影响国家信息主权和信息安全的前提下得到最有效的开发和最合理的利用。因国际间信息资源流动增多,国际信息资源的组织与配置也需要进行宏观管理。
宏观层次的信息资源组织与配置是保证信息开发利用活动顺利地进行,以及降低资源开发成本、提高资源利用率的最有效的方式。其主要任务是从总量上和结构上组织、协调网络信息资源的开发利用活动,而且引发的一切管理效果都带有总量和全局性质。近年来,国际间的信息资源交流与传播带来的问题日益突出,宏观层次的信息资源与配置有同国际政策相协调、与国际信息流相结合的新特点。
国家从宏观层次上对网络信息资源的组织与配置要注意以下几点:首先,信息资源是一种重要的经济资源,要从思想上把提到一个战略的高度来认识;其次,信息资源管理是一项复杂的社会系统工程,规模巨大、结构复杂,必须实行分级分类管理;再次,国家的信息资源管理,主要是确定目标,并为各级政府业务部门中观层次的信息资源管理提供条件;要大力推广使用现代信息技术,以提高信息资源开发水平和利用效果;最后还要确定信息资源管理的保密和保存制度,协调与国际间信息资源交流关系[4]。
ｂ.中观管理。中观层次的网络信息资源组织与配置具有承上启下的作用,一般由地区或行业的信息资源管理部门在宏观管理的基础上,根据本地区或行业的特点,制定地区或行业性政策法规和管理条例,用以组织与配置本地区或行业内部的网络信息资源,使本地区、本行业的信息资源开发利用活动在总体上与宏观层次的信息资源组织与配置不相冲突的同时,能更好地符合本地区、本行业的客观实际,并体现本地区、本行业的利益。因此,该层次上的信息资源组织与配置原则上既要符合宏观层次信息资源管理的需要,又要有利于指导、规划微观层次的信息组织与配置活动,两者缺一不可。中观层次的信息组织与配置的主要任务是在本地区、本行业范围内组织与配置信息资源,因而由此引发的一切管理效果都是针对本地区、本行业的,具有明显的地域性或行业性质。
ｃ.微观管理。微观层次的网络信息资源组织与配置是网络信息资源管理的实施层,一般网络由各级政府、信息机构和企业等基层组织负责实施,主要任务是认清组织内各级各类人员对信息资源的真正需求,合理组织、配置信息资源。其中,企业是以利润最大化为目标的经济组织,这决定了企业信息资源的组织与配置有别于政府部门、学术机构等非营利组织的信息资源组织与配置,更具有特殊性和复杂性。信息资源的组织与配置是指企业为达到预定的目标,运用现代的管理方法和手段对企业相关的信息资源和信息活动进行组织、规划、协调和控制,以实现对企业信息资源的合理开发和有效利用[5]。20世纪80年代,西方国家中一些大型企业相继出现了“信息总监”(CIO)。90年代以来,随着知识管理新概念的出现,CIO开始向“知识总监”(CKO)演变,一些著名大公司纷纷设立CKO。它们的出现标志着微观层次的信息资源管理的地位与作用日益重要并引起人们的更多关注。
【参考文献】
1 张 俊.略论网络信息资源的组织 图书情报知识,1998;(2)
2 胡昌平 信息管理科学导论(修订版) 北京:高等教育出版社,2001
3 娄策群 现代信息技术环境下信息资源配置 华中师范大学学报,1998;(6)
4 Dobrica, S . Evolution of Information Resource management . Journal of librarianship and Information Science , 1992;(3)
5 Endward T . O . Neil . Characteristics of Web Accessible Information . I FLA Journal , 1998 ;(4)
